Für jeden Punkt, den man oben von der To-do streicht, kommen unten zwei neue dazu. Man ist nie wirklich fertig: Es gibt immer eine nächste Mission. Stillstand ist für mich das Gegenteil von Leben, entwickeln wir uns doch ständig weiter. Trotzdem gibt es Dinge, die man lieber tut als andere. Ich liebe meine Arbeit, gehe aber auch lieber Laufen als mich mit Marketing zu beschäftigen. Steigere ich meine Produktivität, habe ich mehr Zeit für die Dinge, die mich auf andere Art und Weise erfüllen. Um diesen Dingen nachgehen zu können, braucht es aber nun mal finanziellen Fluss und auch Organisation in Haus, Sozialleben & Co. Mit meinen Tipps zur Produktivitätssteigerung schaffst auch du es, dich besser zu organisieren, fokussierter zu arbeiten und so mehr Zeit für das Leben außerhalb von Business und Haushalt zu haben. 

Kerstin Hardt bei Energize your Life in einem rote Anzug vor einer Menschenmenge zeigt, wie Produktivitätssteigerung geht.

Was bedeutet es eigentlich, produktiv zu sein? 

Definitionssache. Der eine empfindet einen Tag mit der Familie als produktiv, der andere muss für das Gefühl seine gesamte ToDo Liste abgearbeitet haben. Für mich bedeutet produktiv zu sein, meine Zeit und Energie effizient zu nutzen, um wichtige Aufgaben mit möglichst wenig Aufwand zu erledigen. Es geht nicht nur darum, viel zu tun, sondern die richtigen Dinge zu tun, die zu den gewünschten Ergebnissen führen.

Produktivität wird von verschiedenen Herausforderungen beeinflusst, darunter Ablenkungen, ineffektives Zeitmanagement und fehlende Prioritäten. Oft kämpfen die Menschen auch mit Überlastung, Stress oder mangelnder Motivation, was die Fähigkeit, effizient zu arbeiten, natürlich auch beeinträchtigt. In den häufigsten Fällen liegt die Ursache für mangelnde Produktivität im gesundheitlichen Bereich. Unausgeglichene Ernährung, zu viele Toxine oder auch mangelnde Bewegung haben einen großen Einfluss auf unsere Fähigkeit, fokussiert zu bleiben. 

Dabei ist Produktivität nicht nur entscheidend für den beruflichen Erfolg, sondern auch für die persönliche Lebensqualität. Wer produktiver ist, hat mehr Zeit für Freizeit, Erholung und persönliche Interessen, was zu einem ausgeglicheneren und erfüllteren Leben führt. Ein häufiges Missverständnis, über das ich oft stolpere: Ich bin produktiver, wenn ich mehr Dinge erledige. Dabei basiert Produktivität nicht allein auf Quantität – sondern darauf, die richtigen Aufgaben in hoher Qualität zu erledigen, um sich langfristig immer weiter zu verbessern.

 Jeder fünfte Deutsche hat nach Schätzungen schon mal „Burn-out ähnliche“ Phasen durchlebt. Nicht mehr abschalten zu können, geht dann einher mit emotionaler Erschöpfung, Unruhe, Anspannung und Angstzuständen. Der Klassiker: Man wird im Urlaub krank, weil der Cortisolspiegel, das Langzeit- Stresshormon abfällt und das Immunsystem mitnimmt. Umso wichtiger ist es also, die Produktivität zu steigern, um das Stresslevel zu senken. 

So geht Produktivitätssteigerung 

  • Zeitmanagement und Priorisierung

Nutzt du die dir zur Verfügung stehende Zeit optimal, bist du produktiver. Wer seine Zeit gut managt, schafft mehr Arbeit in kürzerer Zeit und vermeidet Stress durch Überforderung oder chaotische Arbeitsabläufe. Damit einher geht aber auch die Wichtigkeit des Priorisierens: Was muss wirklich getan werden und wo verliere ich mich in Details? 

Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, indem man sie in vier Kategorien einteilt: dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig, und weder dringend noch wichtig. Überlege dir genau, was in welche Kategorie fällt und du weißt, wie du deine Tage effektiv planen kannst. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20 % der Aufgaben 80 % des Ergebnisses ausmachen – hier liegt der Fokus auf den wichtigsten Aufgaben, die den größten Einfluss haben. 

Beginne deinen Tag mit der Planung der wichtigsten Aufgaben, die du zuerst erledigen möchtest, um die maximale Effizienz zu gewährleisten. Plane Pufferzeiten für unvorhergesehene Unterbrechungen ein und überlade deinen Tag nicht mit zu vielen Aufgaben – so bleibst du langfristig motiviert, weil du nicht das Gefühl hast, immer hinterher zu hängen. Setze klare Deadlines für jede Aufgabe und überprüfe am Ende des Tages, was du erreicht hast, um deine Planung immer weiter zu verbessern. 

Ablenkung ist der Todfeind der Produktivität, und sie lauern überall. Social Media, Netflix, Sozialleben. Um mit Ablenkungen umzugehen, ist die Pomodoro-Technik sehr effektiv: Dabei arbeitest du 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und machst dann eine kurze Pause. Diese Methode hilft, fokussiert zu bleiben und vermeidet mentale Ermüdung durch zu lange Arbeitsphasen – der Killer jeglicher Produktivitätssteigerung. Zusätzlich kannst du Ablenkungen minimieren, indem du Benachrichtigungen auf deinem Handy ausschaltest und dir gezielt Zeiten für Social Media oder andere Unterbrechungen einplanst.

  • Pausen und Erholung 

Stress ist die Zivilisationskrankheit der modernen Welt. Wir kommen nicht zur Ruhe, weil wir viel mehr im Außen als im Innen leben. Informationszeitalter bedeutet für mich: zu viel Information auf einmal. Sage ich Pausen und Erholungen, spreche ich gar nicht mal so sehr von Urlaub, ich spreche von täglichen Ruhephasen. Dein DMN, “Default Mode Network” wird nicht mehr angesteuert, wenn du dich ständig mit  den ganzen Informationen, die aus Werbung, Radio, Fernseher und Social Media auf dich einprasseln, beschäftigst. Dir fehlen die Ruhephasen.

Pausen sind für das Gehirn genauso unerlässlich wie für deine Muskeln. In dieser Zeit können sich die neuronalen Netzwerke reorganisieren, wodurch Verbindungen zwischen Synapsen gestärkt werden – das ist entscheidend für das Lernen und das Gedächtnis. Zudem wird der präfrontale Kortex, der für die Konzentration und Entscheidungsfindung zuständig ist, entlastet, wodurch mentale Ermüdung reduziert wird. Pausen aktivieren auch das Default-Mode-Netzwerk, das für Tagträumen und kreative Problemlösung verantwortlich ist, und fördert so die geistige Flexibilität.

  1. Mikropausen: Während des Tages in dein Bewusstsein gehen und einfach mal tief durchatmen für 2 Minuten. Durch diesen Fokus auf Atmen, Herzschlag, Dankbarkeit ziehst du aus deiner permanenten Gehirnaktivität deine Energie zurück in das Ruhe Netzwerk.
  2. Makropausen: Beim Sport abschalten. Die frische Luft genießen. Kein Telefon! Konzentriere dich auf die Umgebung und die Natur. Diese Aktivierung des motorisch-neuronalen Netzwerks im Gehirn bewirkt die Abschaltung der andauernden Gedankenaktivität und eine Rückkehr in deine Intuition.
  3. Meditation ist das Instrument zur Synchronisation deiner beiden Gehirnhälften. Sie bringt dich in den Gleichklang, was dafür sorgt, dass dein rastloses Gehirn endlich zur Ruhe kommt. Kostenlose Meditationen gibt es hier. 

  • Die richtige Arbeitsumgebung schaffen 

Das Home Office hat vielen Menschen viel mehr Eigenverantwortung bei der Gestaltung ihres Arbeitsplatzes verschafft. Natürliches Licht verbessert die Stimmung und steigert die Produktivität, während zu wenig Licht Konzentration und Energie verringert. Lärm sollte minimiert (notfalls auch mit dämpfenden Kopfhörern) und ergonomische Möbel optimiert werden. Wir sind nicht dazu gemacht, so viel zu sitzen. Alle 30 Minuten aufstehen und durchschütteln! 

Richte deinen Arbeitsplatz so ein, dass alles Wesentliche in Reichweite ist, und halte ihn aufgeräumt, um Ablenkungen zu vermeiden. Egal, ob du im Sitzen oder im Stehen arbeitest, stelle den Bildschirm auf Augenhöhe, um Nacken- und Rückenprobleme zu vermeiden. Tools wie Trello oder Asana helfen dabei, Projekte und Aufgaben übersichtlich zu organisieren, während Focus Booster oder die Pomodoro-App dich dabei unterstützen, fokussiert zu bleiben und Pausen einzuhalten. 

Mehr Produktivitätssteigerung für dich 

Willst du wirklich Produktivitätssteigerung in dein Leben bringen, solltest du auch einen Blick auf die Ernährung und Bewegung in deinem Leben werfen – nur so kannst du gesund alt werden. Wer produktiv sein will, muss dafür die richtigen Grundlagen schaffen. Hierfür gibt es auf YouTube und in meinem Podcast ganz viel Material. Hier auf dem Blog lernst du, wie du endlich zu meditieren beginnst, wie du deine Ernährung in den Griff bekommst und wie du mit wenig Sport den maximalen Effekt erreichst. Mehr gefällig? Dann besuche mich auf meinen Seminaren!